تمام افرادی که خارج از خانه کار می‌کنند حدود هشت ساعت کاری در محل کار خود حضور دارند و اگر این زمان طولانی را در محیطی بی‌نظم و آشفته سپری کنند قطعا خروجی کار آن‌ها مناسب نخواهد بود و بر روحیه و انگیزه افراد هم تاثیر ناخوشایندی خواهد داشت. برای ایجاد نظم و ایمنی در کار می‌توان از روش ۵S استفاده کرد. در این مقاله به چگونگی استفاده از این روش می‌پردازیم.
تاریخچه دستورالعمل ۵S
۵S به عنوان بخشی از سیستم تولید تویوتا (TPS: Toyota production system) توسط رهبران شرکت تویوتا در اوایل و اواسط قرن ۲۰ طراحی شد. این سیستم که اغلب به عنوان تولید ناب (lean manufacturing) در غرب خوانده می‌شود، هدف آن افزایش ارزش محصولات یا خدمات برای مشتریان است. این کار اغلب با پیدا کردن و از بین بردن موارد اضافی در فرایندهای تولید انجام می‌شود.۵S بخش اساسی در سیستم تولید تویوتا محسوب می‌شود زیرا تا زمانی که محل کار در حالت تمیز و سازمان یافته قرار نگیرد، دستیابی به نتایج مداوم خوب دشوار است.
یک فضای کثیف و آشفته می‌تواند منجر به اشتباهات، کندی در تولید و حتی تصادفات شود که همگی عملیات را قطع کرده و بر شرکت تاثیر منفی می‌گذارد. با داشتن یک تسهیلات منظم سازمان یافته، یک شرکت احتمالا تولید را دقیقا همانطور که برنامه‌ریزی کرده است، افزایش می‌دهد.
به عبارتی دیگر ۵S سیستمی برای سازماندهی فضاها است تا کار بتواند به صورت کارآمد و موثر و با اطمینان انجام شود. این سیستم بر تمیز کردن همه چیز در آن مکان و تمیز نگه داشتن محل کار تمرکز دارد و این امر باعث می‌شود افراد بدون اتلاف وقت یا خطر آسیب دیدگی، کارهای خود را انجام دهند. ۵S به پنج اصطلاح ژاپنی گفته می شود که هر یک با S شروع می‌شود. ما برای راحتی کار از اصطلاحات انگلیسی آن استفاده می‌کنیم.
مرتب‌سازی (Sort)
وسایل را مرتب کنید و فقط موارد ضروری را برای انجام کارها نگه دارید. (این عمل شامل در نظر گرفتن تمام محتویات یک فضای کاری است تا مشخص شود که چه مواردی لازم است و چه چیزی قابل حذف است.
برخی از سوالاتی که باید در این مرحله بپرسید عبارتند از:
- هدف از این وسیله چیست؟
- آخرین بار از این وسیله چه زمانی استفاده شد؟
- چند بار در روز یا هفته از این وسیله استفاده می‌شود؟
- چه کسی از آن استفاده می‌کند؟
این سوالات به تعیین ارزش هر وسیله کمک می‌کند. فضای کاری بهتری است بدون موارد غیر ضروری یا مواردی که به ندرت مورد استفاده قرار می‌گیرد باشد. به خاطر داشته باشید بهترین افراد برای ارزیابی وسایل در یک فضا، افرادی هستند که در آن فضا کار می‌کنند. آن‌ها کسانی هستند که می‌توانند به سوالات فوق پاسخ دهند.
وقتی گروه مشخص کرد که برخی موارد ضروری نیست، گزینه‌های زیر را در نظر بگیرید:
- وسایل را به یک بخش دیگر تحویل دهید.
- وسایل را برای بازیافت، فروش یا دور انداختن کنار بگذارید.
- وسایل را در انبار قرار دهید.
برای مواردی که مقدار استفاده از آن مشخص نیست، یعنی اخیرا از ابزاری استفاده نشده اما کسی فکر می‌کند ممکن است در آینده مورد نیاز باشد، از روش «برچسب قرمز» استفاده کنید.
برچسب‌های قرمز معمولا برچسب‌هایی هستند که می‌توانند به وسایل مورد نظر وصل شوند. کاربران اطلاعاتی مانند:
- محل استفاده
- شرح استفاده
- نام شخصی که از وسیله استفاده می‌کند
- تاریخ برچسب خوردن
را روی برچسب وارد می‌کنند. سپس این وسیله در «منطقه برچسب قرمز» با سایر موارد مشکوک قرار می‌گیرد. اگر بعد از مدت زمان مشخصی (شاید یک یا دو ماه) مورد استفاده قرار نگرفت، زمان آن رسیده است تا آن را از فضای کاری خارج کنید.
نظم و ترتیب (Set in order)
اطمینان حاصل کنید که همه موارد مرتب شده‌اند و هر مورد دارای یک مکان مشخص است. تمام موارد باقیمانده در محل کار را به روشی منطقی ترتیب دهید تا استفاده از آن آسان‌تر شود. این اغلب شامل قرار دادن وسایل در مکان‌های ارگونومیک است که در آن افراد نیازی به خم شدن یا حرکات اضافی برای رسیدن به آن‌ها نخواهند داشت.
برای مرتب کردن وسایل بهتر است موارد زیر را در نظر گرفت:
- کدام افراد یا بخش‌کاری از کدام وسایل استفاده می‌کنند؟
- کدام وسایل بیشتر از بقیه مورد استفاده قرار می‌گیرد؟
- قرار دادن وسایل در کجا منطقی است؟
- آیا ظروف نگهداری بیشتری (مثلا پوشه ) برای ساماندهی امور لازم است؟
در تولید ناب، منظور از هدررفت می‌تواند به صورت زیر باشد:
- عیوب
- زمان انتظار
- حرکت اضافی
- موجودی اضافی
- تولید بیش از حد
- پردازش اضافی
- حمل و نقل غیر ضروری
- استعدادهای بلااستفاده
تمیزی (Shine)
تمیز کردن محل کار به معنای جارو کردن، جابجایی، گرد گیری، پاک کردن سطوح یا انجام تعمیر و نگهداری منظم از تجهیزات و ماشین آلات است.
تمیز کردن محل کار شاید کار مهیجی به نظر نرسد اما بسیار مهم است. این کار نباید فقط به عهده نگهبان یا مسئولان نظافت اداره یا شرکت باشد. در سیستم ۵S همه مسئول پاکسازی فضای کاری خود هستند.
استاندارد سازی (Standardize)
مجموعه‌ای از استانداردها را برای سازمان و فرایندهای مختلف ایجاد کنید. در اصل، این جایی است که شما سه فاکتور اول را در نظر می‌گیرید و قوانینی را برای چگونگی و زمان انجام کارها تنظیم می‌کنید. این استانداردها می‌تواند شامل برنامه، نمودار، لیست و … باشد. استانداردسازی هر آنچه را که تازه اتفاق افتاده است را منظم می‌کند و تلاش‌های یک بار انجام شده را به عادت تبدیل می‌کند.
پایداری (Sustain)
پایداری به معنای تعریف شیوه‌های جدید و انجام ممیزی برای حفظ نظم و انضباط است. این بدان معناست که چهار مورد قبلی باید به مرور زمان ادامه یابد. این امر با ایجاد احساس نظم و انضباط در کارمندان که در۵S شرکت می‌کنند حاصل می‌شود.
در حالت ایده‌آل، ۵S به بخشی از فرهنگ سازمان تبدیل می‌شود و هنگامی که ۵S با گذشت زمان پایدار شود، این زمانی خواهد بود که مشاغل شروع به توجه به نتایج مثبت مداوم می‌کنند.
برخی از شرکت‌ها دوست دارند که یک S ششم به برنامه خود اضافه کنند و آن هم ایمنی (Safety) است. مرحله ایمنی شامل تمرکز روی کارهایی است که با انجام آن خطرات موجود در فرایندهای کاری از بین برود. اگر چیدمان محل کار یا کارهایی که افراد انجام می‌دهند خطرناک است، باید آن خطرات را تا حد ممکن کاهش داد. البته برخی افراد ایمنی را نتیجه اجرای مناسب ۵S می‌دانند و در نتیجه می‌گویند S ششم نیاز نیست.
- قانون جذب چیست؟
- ثروت هماهنگ چیست و چگونه می‌توان به آن رسید؟
- تاثیر نظم در موفقیت و زندگی (۴ راهکار برای منظم بودن)
- ۱۰ راه کار مقابله با بی‌حوصلگی در شرکت و محیط کار
فواید استفاده از ۵S
با گذشت زمان، روش ۵S منجر به مزایای بسیاری ازجمله موارد زیر می‌باشد:
• کاهش هزینه‌ها
• کیفیت بالاتر
• بهره‌بری بیشتر
• رضایت بیشتر کارکنان
• یک محیط کاری ایمن‌تر
روش ۵S یک ابزار بسیار کاربردی است که همه افراد در محل کار می‌توانند بخشی از آن باشند.
نظم و بهداشت در محیط کار عنصری مهم در میزان راندمان کاری است. اگر همه چیز در جای خودش قرار داشته باشد حداقل امتیاز آن اینست که افراد زمان کمتری برای پیدا کردن وسیله‌ای صرف می‌کنند و مشتری محصولات یا خدمات، وقتی نظم و تمیزی شرکت یا سازمان را ببیند بهتر و سریع‌تر اعتماد می‌کند.
عالی بود.