نکاتی برای انجام یک مذاکره شیرین

همه‌ی ما در زندگی شخصی و حرفه‌ای خود، مذاکراتی انجام می‌دهیم؛ وقتی برای خرید به فروشگاه می‌رویم یا می‌خواهیم اقدام جدیدی در محل کار به انجام برسانیم و یا زمانی که با عموم مردم در تماس هستیم‌. گاهی انجام مذاکرات‌ و گفتگو، آسان است ولی در مواردی، به خصوص زمانی که پای منافع عمده در میان باشد و یا زمانی که از نظر روحی در وضعیت مناسبی قرار نداشته باشیم، مذاکره کردن می‌تواند امری کاملا مشکل و حتی وحشتناک باشد.

در ادامه قصد داریم تا نکاتی را برای انجام یک مذاکره‌ی موثر یادآور شویم که به شما کمک می‌کند تا به شکلی اثربخش با مشتریان، همکاران و دیگر افرادی که با آنان در تماس هستید، ارتباط برقرار نمایید. این توصیه‌ها در مورد شرایط دیگری که در ارتباطات بین فردی حاکم هستند نیز قابل اعمال است. با ما همراه باشید.

اگر قواعد حرف زدن انسان‌ها با یکدیگر را تغییر دهید، جامعه تغییر خواهد کرد. کلی شرکی

Clay-Shirky

کلی شرکی

» نگاهی به فرایند مذاکره:

انجام مذاکره، فرآیندی است که به واسطه‌ی آن، دو یا چند شخص و یا گروه، با نیازها و اهدافی متفاوت سعی دارند به راه حل قابل قبولی برای همه طرفین در مورد یک موضوع خاص برسند. از آنجایی که انجام مذاکره یک فرآیند بین فردی تلقی می‌شود، هر موردی از این فرآیند با دیگری متفاوت بوده و از مهارت‌ها، موضع گیری‌ها و روش انجام مذاکرات به کار رفته توسط هریک از طرفین تأثیر می‌پذیرد.

ما اغلب به مقوله مذاکره به عنوان یک مساله‌ی نه چندان جذاب نگاه و می‌کنیم، زیرا انجام مذاکره ناخودآگاه « اختلاف » را برای ما تداعی می‌کند، اما انجام مذاکرات نباید «عصبانیت» و «تنش» را برای ما تداعی نماید. اگر بیشتر درباره‌ی فرآیند انجام مذاکرات بدانیم، خواهیم توانست مذاکرات خود را با اعتماد بیشتری انجام دهیم و این مساله، شانس حصول نتایج مثبت برای طرفین را افزایش خواهد داد.

موانعی که سر راه یک مذاکره‌ی موفق وجود دارند

  • دیدگاه  (مقابله‌ای) به مذاکره:

مذاکره لزوما به شکل یک «مقابله» نیست. در واقع یک مذاکره‌ی اثربخش، فعالیتی است که توسط طرفینی که با یکدیگر کار می‌کنند برای یافتن یک راه حل انجام می‌شود، نه این که هر یک از طرفین سعی داشته باشد برتری خود را به اثبات برساند.

به یاد داشته باشید که موضعی که در انجام مذاکرات اتخاذ می‌نمایید (خصمانه یا دوستانه)، مستقیما بر روی فضای ارتباط متقابل موجود، اثر خواهد گذاشت. اگر به این فرآیند به شکل یک مقابله بنگرید، بدانید که باید خود را برای یک جنگ تمام عیار آماده سازید!

  • سعی در این که (به هر قیمتی شده بازی را ببرید):

اگر بخواهید برنده باشید، قاعدتا باید بازنده‌ای هم در کار باشد و این امر می‌تواند مشکلات بسیار زیادی را در انجام مذاکرات سالم به وجود آورد. بهترین دیدگاه در انجام مذاکرات این است که سعی کنید راه حلی را بیابید تا هردو طرف برنده باشند. به مذاکره به عنوان یک رقابت نگاه نکنید، رقابتی که باید حتما در آن برنده شوید.

  • هیجان زده شدن:

از دست دادن کنترل هیجانات در خلال انجام مذاکرات امری طبیعی است. اما زمانی که هیجان زده می‌شویم، کمتر قادر خواهیم بود تا مذاکرات خود را به شکلی سازنده پیش ببریم. بنابراین باید کنترل خود را در این موارد حفظ نماییم.

  • عدم درکِ طرف مقابل:

از آنجایی که سعی داریم در فرآیند انجام مذاکره به یافتن راه حلی قابل قبول برای هر دو طرف برسیم، باید نیازها و خواسته‌های طرف مقابل را نیز در رابطه با موضوع مورد مذاکره درک نماییم. اگر ندانیم که طرف مقابل چه نیازها و خواست‌هایی دارد، نخواهیم توانست مذاکرات را به درستی پیش ببریم.

در اغلب موارد، اگر زمانی را صرف شناخت طرف مقابل نماییم، می‌بینیم که اصلا عدم توافق عمده‌ای در بین نیست.

مهمترین کاری که می‌توانیم قبل از شروع یک مذاکره انجام دهیم این است که، تا حد ممکن همه چیز را درباره‌ی طرف مقابلمان بدانیم تا مطمئن باشیم که او را خوب شناخته‌ایم.

Kenneth-Feinberg

کنت فینبرگ
  • تمرکز بر روی شخصیت، به جای موضوع:

ما معمولا تمایل داریم به خصوص در مورد کسانی که چندان ربطه‌ی خوبی با آنان نداریم بر روی جنبه‌های ناخوشایند شخصیت وی تاکید نموده و بر این جنبه‌ها دقیق شویم. وقتی چنین دیدگاهی داشته باشیم، مسلما انجام مذاکراتی موثر امکان‌پذیر نخواهد بود. باید توجه داشته باشیم که در انجام مذاکرات باید بر روی موضوع مورد مذاکره دقت کنیم و سعی کنیم حب و بغض شخصی در این زمینه را کنار بگذاریم.

  •  نکوهش طرف مقابل:

در هر برخورد با مذاکره ای، طرفینی دخیل هستند که مذاکره را شکل می‌دهند و البته ممکن است در این خصوص، خوب یا بد عمل نمایند. اگر طرف مقابل را برای مشکلاتی که در رابطه با مذاکرات پیش آمده است سرزنش نمایید و او را مقصر جلوه دهید، در واقع فضای خصومت باری در مذاکره ایجاد کرده‌اید. اما اگر بتوانید به نحوی، مسوولیت مشکلات به وجود آمده را به عهده بگیرید (البته اگر امکان پذیر باشد) می‌توانید روحیه‌ی همکاری را در مذاکرات جاری ایجاد نمایید.

چند توصیه در رابطه با انجام مذاکرات

  • نظرات دیگران را نیز جویا شوید

در انجام مذاکرات، سوالاتی را مطرح سازید که نگرانی‌ها و نیازهای طرف مقابل را مشخص سازد. می‌توانید از این سوالات استفاده نمایید

  1. در رابطه با موضوع مورد بحث ما، چه کاری از دست من بر می‌آید؟
  2. نظر شما راجع به آنچه پیشنهاد یا درخواست می‌کنم چیست؟

زمانی که نیازها و نظرات طرف مقابل را می‌شنوید، پاسخ‌های شنیداری خود را مطرح سازید تا مطمئن شوید نظرات وی را به درستی درک کرده‌اید. مثلا (خوب، شما گفتید از این نگرانید که در این جابه‌جایی متضرر خواهید شد و ما منافع شما را فراموش خواهیم کرد. درست است؟)

  • نیازهای خود را بیان نمایید

طرف مقابل هم باید از نیازهای شما آگاه شود. بسیار مهم است که نه تنها آنچه نیاز دارید را بیان نمایید، بلکه علل آن را نیز برشمارید به عنوان مثال: (روز سه‌شنبه یک ساعت وقت برای رفتن به دکتر لازم دارم. می‌خواهم از سلامتی خودم مطمئن شوم تا بهتر بتوانم در کارهای شرکت دخیل باشم).

اغلب ممکن است عدم توافق‌هایی در رابطه با روش‌های حل مساله وجود داشته باشد، اما هدف کلی معمولا یکی است.

  • انتخاب‌های موجود را قبلا بررسی نمایید

قبل از این که مذاکرات را شروع کنید، انتخاب‌های مختلفی را که می‌توانید در صورت عدم تایید پیشنهادتان مطرح نمایید، در نظر بگیرید. عللی را که ممکن است باعث شود طرف مقابل در مقابل پیشنهاد شما مقاومت نماید پیش‌بینی نموده و آمادگی داشته باشید که پیشنهاد دیگری مطرح کنید.

  • از مجادله بپرهیزید

«مذاکره» یعنی پیدا کردن راه حل و «مجادله» یعنی سعی در اثبات این که طرف مقابل اشتباه می‌کند. همه ما می‌دانیم که اگر جهت مذاکرات به سویی هدایت شود که هریک از طرفین بخواهد اشتباه طرف مقابل را اثبات کند، هیچ پیشرفتی در روند مذاکره حاصل نخواهد شد. بنابراین وقت خود را با مجادله‌ی بیهوده تلف نکنید.

اگر با نکته‌ای موافق نیستید، عدم توافق خود را به شکلی ملایم و در عین حال صریح بیان کنید. از کوچک شمردن طرف مقابل و با آغاز جنگ قدرت در مذاکره پرهیز نمایید.

مدیریت زمان

  • زمان مناسبی برای مذاکره انتخاب کنید:

 مذاکرات می‌توانند در زمان‌های مناسب یا نامناسب انجام گیرند. زمان نامناسب می‌تواند شامل شرایطی از این قبیل گردد:

  1. اگر هریک از طرفین به شدت عصبانی است
  2. اگر مشغولیت ذهنی دیگری دارید
  3. اگر تنش زیادی احساس می‌کنید
  4. اگر یکی از طرفین به شدت خسته است

زمان مذاکرات را طوری انتخاب کنید که از بروز موارد بالا اجتناب نمایید. اگر این موارد حین انجام مذاکره مشاهده شدند، می‌توانید یک زمان استراحت در نظر بگیرید و یا این که مذاکره را به زمانی مناسب‌تر موکول نمایید.

» نتیجه گیری

انجام مذاکره یک فرایند پیچیده است، اما یادگیری ظرافت‌های آن به زحمتش می‌ارزد. اگر به یاد داشته باشید که مسوولیت موفقیت یا شکست یک مذاکره را به عهده دارید و اگر راهنمایی‌های ارایه شده را رعایت نمایید، خواهید دید که این فرآیند بسیار ساده‌تر می‌گردد. پیروز و موفق باشید.

https://arshiyan.com/blog/wp-content/uploads/2020/11/more-reading.png

به اشتراک گذاری