چطور در کمترین زمان بیشترین کار را انجام دهیم؟

جالب است بدانید ۹۶ درصد از افراد تا یک ساعت بعد از اینکه از خواب بیدار می‌شوند، نگاهی به تلفن همراهشان می‌اندازند. ۶۱ درصد این موارد در پنج دقیقه اول بعد از بیدار شدن اتفاق می‌افتد. اگرچه به نظر می‌رسد این کار ضرر و زیانی نداشته باشد، اما باعث می‌شود تا روزمان «انفعالی» آغاز شود و ادامه پیدا کند.

کمی در درباره این رفتار فکر کنید. اگر وقتی از خواب بیدار می‌شوید، ایمیل‌تان را چک می‌کنید، پیام‌هایتان را می‌خوانید و یا به پیغام‌های صوتی گوش می‌دهید، خودتان را در اولویت دوم قرار می‌دهید. مهم نیست ایمیل‌ها یا پیام‌ها، حامل خبر خوب یا بدی باشند، بلکه با این کار اجازه می‌دهید تا دیگران تعیین کنند که روزتان چگونه و حال و هوایتان چطور باشد.

این اتفاق تقصیر خودمان است و روی کارایی و بهره‌وری‌مان به شدت تاثیر می‌گذارد.

من همیشه به این موضوع فکر می‌کنم: چطور می‌توانیم کارایی و بهره‌وری بیشتری داشته باشیم و حس کنیم که کنترل زندگی‌مان را در دست داریم. در این باره با افراد زیادی گفتگو داشته‌ام و نکاتی را از خلال این صحبت‌ها فهمیده‌ام. اینکه چطور می‌توانیم برای روزهایمان برنامه‌ریزی کنیم و به اهدافمان برسیم.

از خلال این صحبت‌ها دریافتم که حال و هوای شما نباید به پیام‌ها و ایمیل‌های دیگران وابسته باشد. بلکه خودتان باید تعیین کنید که چطور از خواب بیدار می‌شوید، چطور برنامه‌ریزی می‌کنید و چطور بر اساس برنامه زمان‌بندی‌شده کارهایتان را انجام می‌دهید. در ادامه چهار روش برای افزایش کارایی و بهره‌وری را بررسی می‌کنیم که افراد زیادی از آنها استفاده می‌کنند و امیدوارم به کار شما بیاید.

۱. کارهای مهمتان را با توجه به کرونوتایپ خودتان انجام دهید

منظور از کرونوتایپ «تیپ ساعت بدن» شما است و شامل چرخه ۲۴ ساعته خواب و بیداری است که در همه انسان‌ها وجود دارد. هر فردی کرونوتایپ مختص به خود را دارد و روی فراز و فرود و کم و زیاد شدن انرژی که در طول روز حس می‌کنیم، تاثیر می‌گذارد.

  • حدود ۱۰ درصد از مردم در تیپ چکاوک طبقه‌بندی می‌شوند که صبح‌ها بیشترین انرژی را دارند.
  • ۲۰ درصد از مردم هم دارای تیپ جغد هستند که شب‌ها بهتر می‌توانند کارشان را انجام دهند.
  • ۷۰ درصد دیگر از مردم، جایی بین این دو تیپ قرار دارند، تا قبل از ظهر بیشترین میزان هوشیاری را تجربه می‌کنند، بعد از ناهار انرژی‌شان کاهش می‌یابد و موج دوم هوشیاری در بعدازظهر اتفاق می‌افتاد.

نو اسرار علمی زمان‌بندی دقیق، می‌گوید که توجه به کرونوتایپ و تنظیم برنامه کاری بر اساس نقاط اوج انرژی می‌تواند به شما کمک کند تا در کمترین زمان بیشترین کار را انجام دهید.

دنیل اچ. پینک، نویسنده کتاب چه زمانی

او می‌گوید: «وقت‌هایی که می‌خواهم مطلب یا کتابی بنویسم، صبح‌ها این کار را انجام می‌دهم، وقتی که ذهنم حاضر و آماده است. تعداد کلماتی را به عنوان هدفم مشخص می‌کنم و تا وقتی که آن تعداد کلمه را ننوشته‌ام، دست از کار نمی‌کشم. تلفن همراهم را به محل کارم نمی‌برم. ایمیل‌هایم را نمی‌خوانم. وقتی که به هدف مشخص‌شده رسیدم، آن وقت آزادم تا به کارهای دیگرم برسم.»

وقتی که در اواسط ظهر دچار افت انرژی می‌شود، کارهای ساده‌تری انجام می‌دهد: «در این زمان، ایمیل‌هایم را جواب می‌دهم. سپس موج دوم انرژی فرا می‌رسد و دوباره تا ساعت سه چهار بعدازظهر کار می‌کنم. بعد از این، کارهایی را انجام می‌دهم که احتیاجی به تمرکز و توجه زیاد ندارد. در طول این مدت، از نظر روانی احساس آسودگی و خلاقیت می‌کنم»

نکته کاربردی:

برای اینکه برنامه‌ریزی بهتری داشته باشید، کرونوتایپ خودتان را بشناسید و در زمان‌های اوج انرژی کارهایی را که به تمرکز و توجه و قوای ذهنی بیشتری احتیاج دارند. انجام دهید.

۲. برنامه روز آینده را شب قبل آماده کنید

روز بهره‌وری و کارایی خود به خود اتفاق نمی‌افتد و باید برای آن برنامه‌ریزی کنید. وقتی که برنامه کارهایی را که می‌خواهیم انجام دهیم، می‌نویسیم، احتمال بیشتری وجود دارد تا به اهداف مورد نظر دست پیدا کنیم.

مشاور کارایی و بهره‌وری گوگل، لورا می مارتین می‌گوید که برنامه روز بعد را شب قبل آماده می‌کند. برای این کار، سه کار مهم را به ترتیب اولویت در جدول برنامه روزانه که قبلا آماده کرده، می‌نویسد. در زیر اولین کار این جمله را می‌نویسد: «تا زمانی که اولین مورد به پایان نرسیده، هر چیزی تمرکزم را به هم می‌زند.»

سپس مشابه همان جدول را برای تقسیم کردن کارها به وظایف کوچک‌تر و ساعت به ساعت تهیه می‌کند. او می‌گوید: «اگر بنویسم که از ساعت ۷ تا ۸ صبح کار می‌کنم، به احتمال زیاد انجامش می‌دهم.» در برنامه او، کارهایی وجود دارد که به آنها کارهای میان‌وعده می‌گوید و برای انجامشان فقط چند دقیقه وقت لازم است، مثل تلفن زدن و یا جواب دادن به ایمیل‌ها و پیام‌ها.

نکته کاربردی:

با انجام یک برنامه‌ریزی درست، کنترل روزتان را در دست بگیرید. می‌توانید مثل مارتین، برنامه زمانبندی تهیه کنید. بهترین زمان برای تهیه برنامه وقتی است که روز کاری‌تان تمام شده و ذهن‌تان می‌داند که برای فردا چه وظایفی را باید انجام دهید.

https://arshiyan.com/blog/wp-content/uploads/2020/02/arshiani-sho.gif

۳. کارهای مختلف را به روش‌های متفاوتی انجام دهید

سنجش و تعیین محل کار یکی دیگر از روش‌های برنامه‌ریزی روزانه است. تصور کنید که کال نیوپورت، نویسنده کتاب کار عمیق چگونه کارش را انجام می‌دهد و به وظایف مختلف در مکان‌های مختلف رسیدگی می‌کند.

نیوپورت می‌گوید: «وقتی می‌خواهم یک نظریه علم رایانه را اثبات کنم، در مسیرهای مختلفی در سراسر شهر راه می‌روم.»

اما شیوه نوشتن نیوپورت متفاوت از روش حل کردن مسئله است. او در این باره می‌گوید: «برای نوشتن در خانه، یک میز کتابخانه‌ای دارم که شبیه میزهای کتابخانه‌ای است که قبلا در زمان دانشجویی در آنجا کار می‌کردم. در آن زمان چراغ‌های برنجی در کنار قفسه‌ها قرار داشت و حالا هم در هنگام نوشتن نور چراغ روی میزم می‌تابد و فقط من هستم و یک رایانه.»

درباره کارهایی که انجام می‌دهید، فکر کنید و روش‌هایی را برای انجام آنها مشخص کنید. این روش‌ها می‌تواند مربوط به محل کارتان باشد و یا زمانی که وظایفتان را انجام می‌دهید. برای مثال، شاید دلتان بخواهد وقتی در هوای آزاد نشسته‌اید، ایمیل‌هایتان را بخوانید و یا اینکه در اتاق خوابتان مکالمه تصویری داشته باشید.

نکته کاربردی:

این روش‌ها را به مدت چندین هفته انجام دهید. شاید در ابتدا کمی سخت باشد، اما بعد از مدتی و با انجام تمرین‌های زیاد، راحت‌تر و راحت‌تر می‌شود. بدین ترتیب، مغز شما به مکان‌ها و زمان‌های انجام کارها عادت می‌کند و سرعتتان نیز بیشتر می‌شود.

۴. برای کل روز برنامه نچینید

شاید فکر کنید که همه افراد موفق برای کل روزشان برنامه می‌ریزند و تک تک ساعت‌هایشان برنامه مشخصی دارد. اما اصلا این گونه نیست.

درن مورف، رئیس شرکت گیت‌لب عقیده دارد که پر کردن برنامه روزانه‌تان ریسک ۱۰۰ درصدی برایتان به همراه دارد. او می‌گوید: «اگر برنامه‌تان را با جلسه‌های کاری پر کنید، دیگر جایی برای اتفاقات دیگر وجود نخواهد داشت. برای مثال، اگر فرزندتان دستش را ببرد، شما باید هشت دقیقه وقت خالی پیدا کنید تا دستش را پانسمان کنید و این اتفاق تاثیر خیلی منفی روی سلامت روانی شما و برنامه‌های دیگر افراد می‌گذارد.»

هنگامی که وقت خالی در برنامه‌تان نداشته باشید، قطعا وقتی هم برای گفتگوهای سرگرم‌کننده و کارهای خلاقانه و فکر کردن هم نخواهید داشت.

نکته کاربردی:

یک برنامه پُر و شلوغ، به شما حس کاذب بهره‌وری و کارایی می‌دهد. اگر تقویم کاری‌تان پر باشد، دیگر نمی‌توانید برنامه‌ای را زمانبندی کنید. وجود زمان‌های خالی در برنامه باعث می‌شود تا بهتر بتوانید اتفاقات غیرمترقبه را مدیریت کنید. همچنین می‌توانید از این زمان‌های خالی برای استراحت دادن به ذهنتان بهره بگیرید.

کارایی و بهره‌وری به این معنی نیست که چند ساعت کار می‌کنید و یا اینکه چقدر به وظایفتان عمل می‌کنید. بلکه به این معنی است که چطور کارتان را به بهترین شکل و در کمترین زمان ممکن انجام می‌دهید.

نویسنده: میلاد قزللو

  1. کم، اما عمیق کار کنید. قسمت دوم
  2. کار عمیق: تعطیل بودن همیشه بد نیست!
  3. نکات طلایی برای شیرجه زدن به دل کارها
به اشتراک گذاری

3 Comments

  1. نرگس مددیان پاسخ

    پسرم وبیناری داشت تحت عنوان “مدیریتِ زمان” مطالبی که در اون وبینار ارائه داد همین مطالب بالا بود منتهی گسترده تر وکامل تر
    باخوندن مطالب بالا وبینار پسرم برام یادآوری شد
    ممنون از شما😍

  2. ناسیالطفی پاسخ

    من ناسیا هستم.وسه سال پیش کارآفرینی کردم ویه کارگاه میوه خشک زدم.الان که مطالب بالا رو خوندم به این نتیجه رسیدم که اگر سه سال پیش این اگاهی رو راجع به زمانبندی,پیاده کردن اهداف واعتماد به نفس و… می دونستم احتمالا کارآیی من وتیمم در کارم بیشتر بود.ولی الا هم دیر نیست وبا قدرت پبش میرم.
    مثل همیشه سپاس از مهرتون ,از یاریهای معنویتون و..🙏🙏

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *