چطور در جلسه سخنرانی به سوالات جواب بدهید؟

سخنرانی خود را به پایان رسانده‌اید؛ نفسی چاق می‌کنید و از حاضران در جلسه می‌خواهید تا سوالاتشان را مطرح کنند. یکی دو جین دست بالا می‌رود. به بعضی از سوال‌ها به‌راحتی جواب خواهید داد، در جواب بعضی از سوال‌ها خواهید گفت که پاسخی برای آنها ندارید، اما سوال‌هایی پرسیده می‌شوند که باعث اضطراب شما خواهند شد، سوال‌هایی که نمی‌توانید به آنها جواب دهید.

وقتی که در مرکز توجهات قرار گرفته‌اید، سخنرانی می‌تواند کار بسیار مشکل و چالش‌برانگیزی باشد.

این سوالات می‌تواند مربوط به ویژگی‌های نسخه جدید محصول باشد، یا زمان برگزاری یک رویداد سرمایه‌گذاری مانند عرضه اولیه، یا اظهار نظر درباره اتفاقات جالبی که اخیرا در دنیای پرتلاطم سیاست رخ داده است. در این نوع شرایط، ارائه یک پاسخ روشن و مستقیم ممکن است به نوعی به ضرر شما تمام شود. بنابراین مسئله مهمی که پیش می‌آید این است که چطور به این سوالات جواب دهید که هم اعتبارتان را حفظ کرده باشید و هم فردی که سوال را پرسیده، راضی شود.

در این مقاله سه روش را توضیح می‌دهیم که می‌توانید از آنها برای مدیریت این نوع موقعیت‌های پرسش و پاسخ چالش‌برانگیز استفاده کنید. اصلاح کردن، سرزنش کردن و توضیح دادن.

 

» اصلاح کردن

وقتی که در سخنرانی با هر سوال سختی مواجه شدید، توصیه می‌کنم که جواب را با تفسیر و تحلیل کردن سوال آغاز کنید. این تفسیر و تحلیل نشان می‌دهد که شما سوال را درست شنیده‌اید، مهر تایید بر پرسش‌کننده می‌زند، به شما فرصت می‌دهد تا فکر کنید، و این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا سوال را اصلاح کنید تا بتوانید راحت‌تر به آن پاسخ دهید.

برای مثال، تصور کنید که یک مشتری مهم و دقیق از شما درباره وجود ویژگی خاصی در محصولتان سوال می‌پرسد، ویژگی که می‌دانید امکان ندارد در محصول آینده‌تان وجود داشته باشد. برداشت و تفسیر شما از سوال ممکن است این گونه باشد «شما در مورد نقشه راه ما می‌پرسید و اینکه ما چگونه ویژگی‌های محصولمان را اولویت‌بندی می‌کنیم.»

این تفسیر سوال را گسترش می‌دهد و فرصتی را در اختیار شما می‌گذارد تا با دید بازتری به سوال نگاه کنید و شاید کاربردهای نزدیک یا شبیه به آن ویژگی را که در ذهنتان به دنبال آن هستید، ببینید.

این اصلاح کردن سوال از طریق تفسیر راهی را پیش روی شما قرار می‌دهد تا سوال را به پرسشی قابل کنترل‌تر تبدیل کنید و به شما امکان می‌دهد شرایط خود را تطبیق دهید.

https://arshiyan.com/blog/wp-content/uploads/2020/04/frequency-banner.gif

» اظهار تاسف کردن

ارائه دلیل موجه برای پاسخ ندادن مستقیم به یک سوال ابزار دیگری برای این گونه پرسش و پاسخ‌ها است. استناد به مسائل قانونی، دستورالعمل‌های نظارتی و یا رویه‌های قبلی می‌تواند به‌عنوان دلایل درستی برای پاسخ ندادن مستقیم باشد.

از سوی دیگر، شما می‌توانید از به دستورالعمل و آیین‌نامه‌ای استناد کنید که اظهار نظر در مورد سوالاتی مانند سوال مطرح‌شده را ممنوع می‌کند. در نهایت، شما می‌توانید از ناتوانی خود در پاسخ دادن به‌دلیل عدم اشراف و عدم آگاهی‌تان به موضوع اظهار تاسف کنید.

برای مثال، اگر کسی از شما سوال کند که درباره روش جدید رقیب‌تان چه فکری می‌کنید، می‌توانید بگویید که می‌خواهید قبل از پاسخ دادن به این سوال تحقیقات بیشتری انجام دهید، تا از پاسخ صحیح / مناسب خود اطمینان پیدا کنید.

» توضیح دادن

در برخی شرایط، شما می‌توانید اظهار کنید که نمی‌توانید به‌طور مستقیم و شفاف به سوال پاسخ دهید، اما می‌توانید دلایل منطقی یا چهارچوبی را که در پرداختن به موضوع سوال کاربرد دارد، به عنوان جواب ارائه دهید.

برای مثال، اگر شما در یک شرکت خصوصی کار می‌کنید و از شما درباره برنامه‌های عرضه اولیه سهام سوال پرسیده شود، می‌توانید به این شکل جواب دهید «این سوال وابسته به تصمیمی داخل شرکت است که شاید بخواهیم این کار را انجام دهیم و شاید هم نه، اما انتخابمان همیشه بر اساس خواسته قلبی ما برای خدمت به مشتریان، کارمندان و سرمایه‌گذاران است.»

توضیح دادن اصول‌تان در پاسخ‌تان، این امکان را به شما می‌دهد تا وظیفه‌تان را برای پاسخگویی به سوال انجام دهید، بدون اینکه اطلاعاتی را که مایل به افشای آنها نیست، مطرح کنید.

https://arshiyan.com/blog/wp-content/uploads/2020/02/arshiani-sho.gif

افزایش مهارت فن بیان

تمرین

اگر برای فکر کردن و تمرین کردن در مورد پاسخ دادن به سوالات مشکل وقت بگذارید، می‌توانید در مواجهه با این سوالات راحت‌تر به آنها جواب دهید. پیش از جلسه‌های پرسش و پاسخ، کارهای پیش‌نیاز را انجام دهید:

  • در مورد سوال‌های چالش‌برانگیز احتمالی که نمی‌توانید یا نمی‌خواهید به آنها جواب دهید، فکر کنید.
  • روش‌های ممکن اصلاح سوال را بررسی کنید. برای مثال: ویژگی‌ها درباره اولویت‌های نقشه راه هستند، قیمت‌گذاری در مورد ارزش است و غیره.
  • در مورد اینکه چرا نمی‌توانید یا نباید به سوال‌ها پاسخ دهید، دلایل منطقی حاضر و آماده داشته باشید. برای مثال: مقررات، پیروی از دستورالعمل‌های شرکت و غیره.
  • برای اظهار نظرهایتان توضیحاتی را آماده کنید. برای مثال: رضایت مشتریان و شرکا همیشه راهنمایی برای اتخاذ تصمیم‌هایمان است؛ کیفیت در هر کاری که انجام می‌دهیم، حائز اهمیت است و غیره.

در مرحله بعد، پاسخ‌گویی به سوالات چالش‌برانگیز احتمالی را با صدای بلند تمرین کنید. شاید حتی بخواهید که جواب‌هایتان را با تلفن همراه ضبط کنید. در نهایت، پاسخ‌هایتان را با همکارانتان در میان بگذراید تا درست و دقیق بودن افکار و اندیشه‌هایتان بررسی کنید و از منطقی و قابل قبول بودن رویکردتان اطمینان حاصل کنید.

زمانی که برای پاسخ‌گویی به این نوع سوال‌ها آماده شدید، می‌توانید در حین مدیریت جلسه پرسش و پاسخ در سالن سخنرانی، وجهه و اعتبارتان را نیز حفظ کنید.

نویسنده: میلاد قزللو

به اشتراک گذاری

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *