میانه‌تان با برنامه ریزی چطور است؟ آیا می‌توانید به راحتی برنامه‌ای برای کارهای ماهانه یا سالانه خود بنویسید و گام‌به‌گام با آن پیش بروید؟ متاسفانه، حرف زدن در مورد برنامه ریزی از اجرای آن ساده‌تر است. افراد زیادی در جهان، روز خود را با انبوهی از کارهای باقی مانده و انجام نشده که از دیروز به امروز رسیده‌اند آغاز می‌کنند.
در پایان روز هم با وجود تلاش فراوان و صرف تمام وقتشان، باز هم نمی‌توانند از پس کارهای مهم بربیایند و به ناچار، آنها را به فردا حواله می‌کنند. این چرخه، هیچ پایانی ندارد. در واقع می‌توان این‌طور گفت که باید به دنبال گردونه‌ای تازه برای به اجرا درآوردن کارهای خود بگردیم. اگر با برنامه ریزی کردن مشکلی ندارید، خوشا به حالتان؛ لطفا در بخش کامنت‌ها روش موفقیت خودتان را برایمان بنویسید. اما اگر کُمیت برنامه‌ریزی‌تان لَنگ می‌زند، تا پایان این گفتار همراهمان باشید. چون هر چه در چَنته داشته‌ایم را برایتان رو کرده‌ایم.
شما به دنیا آمدید تا برنده شوید، ولی برای برنده بودن، باید برای بُردن برنامه ریزی کنید، برای بُردن آماده شوید و انتظار بُردن را داشته باشید.
زیگ زیگلار
» چرا برنامه ریزی ما با شکست روبه‌رو می‌شود؟
دلیل‌های ریز و درشت زیادی، پشت ماجرای شکست در برنامه ریزی پنهان شده‌اند؛ مثلا:
- نبود آموزش کافی
افراد بسیار کمی هستند که از ابتدا در مورد روش‌های برنامه ریزی آموزش دیده‌اند. این مهارت، جایی در میان درس‌های مدرسه ندارد. این یعنی ما بهترین زمان برای آزمون‌و‌خطا و کشف برنامه مناسب خودمان را از دست می‌دهیم و با کوله‌باری از ندانستن‌ها وارد بازار کار می‌شویم. به همین دلیل، هزینه و زمان مفید زیادی را از دست می‌دهیم.
- انتظار نابه‌جا از برنامه ریزی
عده زیادی بر این باور هستند که هدف اصلی از برنامهریزی، تمام کردن فهرست کارهای روزانه‌شان است. آنها امیدوار هستند که بتوانند با کمک برنامهریزی، راهی برای انجام کارها پیدا کنند. در صورتی که برنامهریزی، فقط یک وسیله برای گم نکردن مسیر درست به شمار می‌رود. یک برنامه درست، به شما نشان می‌دهد که نمی‌توانید تمام کارها را انجام دهید اما می‌توانید مهم‌ترین وظیفه‌ها را شناسایی کرده و زمان محدودتان را روی آنها سرمایه گذاری کنید.
- برنامه‌های دور و دراز، بدون برچسب زمان
برنامهریزی، هنگامی نیروی شگفت‌انگیز خود را به نمایش می‌گذارد که ما برای کارهای خود یک بازه زمانی مشخص را در نظر بگیریم. تنها در این صورت است که فرایند انجام یک کار به جریان می‌افتد. اما کاری که بیشتر ما می‌کنیم، نوشتن فهرستی بلندبالا از کارهایی است که دوست داریم روزی انجامشان دهیم. در حقیقت، تا زمانی که عقربه‌های ساعت را به کارمان گره نزنیم، آب از آب تکان نمی‌خورد.
- تعداد زیاد و متنوع کارها
بیشتر برنامه‌‌ریزی‌ها شکست می‌خورند چون به جای اینکه به برنامه انجام کارها شبیه باشند، به یک لیست بلندبالا از خرید ماهانه خانواده شبیه هستند. در این فهرست، همه‌چیز پیدا می‌شود، هیچ کاری اولویت‌بندی نشده و مثل بازار شام، سرشار از تنوع است.
تنها فکر کردن به چنین لیستی می‌تواند ما را از انجامش فراری دهد. در این جور وقت‌ها، تماشای بحث‌های بی‌ربط تلویزیونی یا زیرورو کردن تاریخ سفینه‌های فضایی، جذابیتی بسیار بیشتر از انجام کارهای این لیست پیدا می‌کنند.
این علت‌ها و گزینه‌های هم‌ترازشان، کاری می‌کنند که روزهایمان با فکر یک تلاش بی‌حاصل، بازدهی به اندازه یک صدم چیزی که واقعا می‌توانیم و خاطره یک خستگی بی‌انتها آغاز شوند. در این میان، بررسی چند سبک برنامهریزی معروف می‌تواند ایده‌های بهتری برای خلق مسیر شخصی خودمان در اختیارمان قرار دهد.
» با چند روش برنامهریزی معروف، آشنا شوید
هر کدام از روش‌های برنامه ریزی، نکته‌های مثبت و منفی، ویژه خودشان را دارند. شما می‌توانید بخش‌های مثبت آن را بردارید و حتی چند روش را با هم ترکیب کنید. بیایید نگاهی به آنها بیندازیم:
-
سیستم GTD
«GTD» یا «Getting Things Done» سیستم مشهوری است که از آن برای به انجام رساندن کارها استفاده می‌شود. به زبان ساده، این سیستم، شما را تشویق می‌کند که تمام کارهای تلنبار شده ذهنی خود را روی کاغذ پیاده کرده و آنها را بر اساس اهمیت، اولویت و زمان، دسته‌بندی کنید. سپس هر کدام از آن موارد را به فهرست‌های جداگانه‌ای – مثلا فهرستی با عنوان «حتما باید انجام شوند»، «فردا انجام شوند» یا «احتمالا یک روز آنها را انجام می‌دهم» – انتقال دهید و به این ترتیب، مسیری برای انجام دادن کارها پیدا کنید.
مزایای سیستم «GTD»
- ذهنتان به آرامش می‌رسد. چون دیگر کاری معلق در فضای ذهنتان جولان نمی‌دهد
- کارهای با اهمیت خودتان را کشف می‌کنید
- انعطاف‌پذیری شما افزایش می‌یابد و به دنبال آن شاهد پیشرفت در انجام کارهایتان خواهید بود
معایب سیستم «GTD»
- شما را با تعداد قابل توجهی فهرست، تنها می‌گذارد
- گاهی چیزهایی که روی کاغذ پیاده می‌کنید، با اهدافتان همراستا نیستند. در نتیجه، تلاش شما در دراز مدت، نتیجه خوشایندی را بر جای نمی‌گذارد
- این روش به درد افرادی که تنبلی در کمینشان نشسته است نمی‌خورد. چون آزادی عمل زیادی را در اختیار فرد قرار می‌دهد
- ثبت تمام چیزهایی که در سرتان می‌گذرد، ضروری نیست. به جای این کار می‌توانید زمان و انرژی خود را روی سر و سامان دادن به کارهای مهمتان سرمایه‌گذاری کنید؛ یعنی همان چیزهایی که واقعا زندگی‌تان را تغییر می‌دهند.
-
سیستم ماتریس
این سیستم از چهار بخش تشکیل می‌شود که دوشادوش هم قرار می‌گیرند. در این روش هم شما کارهایی که در ذهنتان سرگردان هستند را روی کاغذ می‌آورید با این تفاوت که آنها را بر اساس اولویتشان در چهار بخش زیر، طبقه‌بندی می‌کنید:
- مهم – فوری
- مهم – نه چندان فوری
- نه چندان مهم – فوری
- نه چندان مهم – نه چندان فوری
به این ترتیب، شما مجالی برای کشف و انجام دادن کارهای بسیار مهم پیدا می‌کنید و راندمان خود را به شکلی واقعی بالا می‌برید. اما بیایید سری به نکته‌های مثبت و منفی این روش بیندازیم:
مزیت‌های برنامه ریزی به روش ماتریس
- تمرکز شما را روی کارهایتان و در کل، مسیری که در آن حرکت می‌کنید افزایش می‌دهد
- با درک کم اهمیت بودن برخی کارها، بدون عذاب وجدان و به راحتی، توانایی رها کردنشان را پیدا می‌کنید
- حذف کارهای کم اهمیت، زمان بیشتری را در اختیارتان قرار می‌دهد
معایب برنامه ریزی به روش ماتریس
- زمان، بزرگ‌ترین جای خالی در این سیستم برنامهریزی است. شاید بتوانید کارهای بسیار مهم خود را شناسایی کنید، اما این سیستم، شما را به سمت تعیین یک بازه زمانی مشخص تشویق نمی‌کند. در نتیجه، حتی کارهای بسیار مهم هم می‌توانند ناتمام باقی بمانند
- ارتباط میان کارها با یکدیگر یا حتی ارتباط میان اهمیت کارها و اهداف شما در هاله‌ای از ابهام، رها می‌شوند
- گاهی تعداد کارهایی که در بخش نه چندان مهم قرار می‌گیرند، بسیار زیاد می‌شود. در نتیجه، شما به شکلی دیگر تحت فشار قرار می‌گیرید
-
روش کانبان
برای برنامه ریزی به روش کانبان «Kanban»، به تعدادی کاغذ یادداشت چسبدار نیاز دارید. شما باید سه ستون با عنوان‌های زیر درست کنید:
- برای انجام
- در حال انجام
- انجام شده
حالا باید تمام کارهای خود را به صورت تک‌تک روی یک برگه کاغذ چسبدار بنویسید و آن را در ستون «برای انجام» قرار دهید. سپس یکی از کارها را از ستون «برای انجام دادن» انتخاب کرده و آن را در ستون «در حال انجام» بگذارید. وقتی هم که کارتان را تمام کردید، آن برگه را به ستون «انجام شده» انتقال دهید.
مزیت‌های روش کانبان
- به کار گرفتن نیروی دیداری‌تان باعث می‌شود که انگیزه انجام و تمام کردن کارها در شما جانی دوباره بگیرد
- این روش به شما کمک می‌کند تا وضعیت پیشرفتتان را به راحتی پیگیری کنید
- می‌توانید با استفاده از دورنمای این یادداشت‌ها و ستون‌ها، ارتباط میان کارهایتان را درک کنید
- می‌توانید با استفاده از یادداشت‌های رنگی، مقدار اهمیت یک وظیفه را روشن کنید
معایب روش کانبان
- این امکان وجود دارد که کارهای ستون «برای انجام» زیاد شوند و همین موضوع باعث سردرگمی و حتی ترس شما از انجام آنها شود
» چگونه برنامه‌ای ویژه خودمان داشته باشیم؟
هیچ کدام از برنامه‌های موجود در جهان، نمی‌توانند به طور کامل یا حتی کمی نزدیک به آن، نیازهای ویژه شما را پوشش دهند. این کاری است که تنها از عهده خودتان برمی‌آید. اما راهنمایی‌های زیر در کنار ترکیب نقطه‌های قوت آن روش‌های برنامهریزی، می‌توانند راهگشای شما باشند:
- یک اَلَک در دست بگیرید و حساب امروز و فردا را جدا کنید
معمولا کارهای ما ترکیبی ناموزون از وظایفی هستند که باید طی امروز یا روزهای آتی انجامشان دهیم. اولین و مهم‌ترین کار برای نظم و ترتیب دادن به این کارها، جدا کردن کارهای امروز از روزهای آینده است. این گام ساده، به راحتی می‌تواند بخش قابل توجهی از استرس شما را کم کند. چون دست‌کم می‌دانید که امروز باید چه کارهایی را تا انتها پیش ببرید. می‌توانید از فهرست کارهایی که برای روزهای آینده ترتیب داده‌اید به عنوان مخزن کارهای خود بهره بگیرید.
به این ترتیب، در پایان هر روز، به سراغ فهرست کارهای آینده می‌روید و تعدادی از مهم‌ترین وظایف را برای روز بعد گلچین می‌کنید. یادتان باشد، نباید تعداد کارهایی که برای فردای خود انتخاب می‌کنید از نظر تعداد بیش از پنج تا هفت وظیفه را در بر بگیرند. در ضمن، گاهی حجم یک کار به تنهایی با پنج کار، برابری می‌کند. در نظر گرفتن این مورد می‌تواند انگیزه‌تان را بالا نگه دارد و به شکلی عملی از تلاش‌هایتان قدردانی کند.
- به طور پیوسته، نتیجه را برای خودتان یادآوری کنید
ما از انجام دادن هر کاری، هدفی داریم؛ حتی کوچک‌ترین کارها! این هدف، به ما انگیزه می‌دهد تا دست به کار شویم، آن وظیفه را آغاز کرده و تا انتها پیش ببریم. فراموش کردن نتیجه کار، می‌تواند راحت‌تر از هر چیزی، ما را نسبت به تمام کردن کارهایمان بی‌رمق کند. در این جور مواقع، از خودمان می‌پرسیم: «چرا باید به جای انجام دادن کار مورد علاقه‌ام، مدام پشت این میز بنشینم؟» یا «چرا باید عمرم را برای انجام این کار، تلف کنم؟» گیر افتادن در این دام، نشانه روشنی از توجه نداشتن به نتیجه است.
گذشته از این، گاهی ما تلاشمان را برای رسیدن به نتیجه‌ای خرج می‌کنیم که ذره‌ای به آن علاقه یا باور نداریم. در چنین وضعیتی، بهترین کار این است که دست از تلاش برداریم و قبل از هر چیز، تکلیف خودمان را با افکارمان، اهدافمان و زندگی‌مان روشن کنیم. تلاش برای گره زدن خودمان به کاری که دوستش نداریم، تلف کردن عمر و از دست دادن فرصت درخشیدن در زمینه‌های دیگر است.
- غول بزرگ را طلسم کنید!
کارهای بزرگ، غول‌هایی ترسناک هستند. به همین دلیل ما اصلا دلمان نمی‌خواهد به سمتشان برویم چه رسد به اینکه جرات کنیم و برایشان شاخ و شانه بکشیم! تنها راه برای شکست دادن این غول‌های بزرگ و به انتها رساندن کارهایی که در نگاه اول، بسیار فراتر از توانمان جلوه می‌کنند این است که در دل آن کار فرو برویم، از سایه آن بگذریم و به تماشای اجزای کوچک درون آن بنشینیم.
در واقع، غول کاری ما، چیزی نیست جز چند غول‌بچه که روی شانه‌های یکدیگر ایستاده‌اند و برای گول زدن ما، بالاپوشی بر تن کرده‌اند. به ذهنتان، نه آن کار بزرگ بلکه آن وظیفه‌های کوچک را نشان دهید. خواهید دید که اشتیاقتان برای برداشتن و حل کردن آن کارهای کوچک، چقدر زود تمام وجودتان را در برمی‌گیرد.
- خرگوش ساعت به دست را دنبال کنید
برنامهریزی، بدون وجود زمانی برای آغاز و پایان کار، معنایی ندارد. این بازه‌های زمانی هستند که سوت شروع مسابقه ما با خودمان را به صدا درمی‌آوردند. نمونه روشن این ماجرا، بازدهی فوق‌العاده ما در شب قبل از امتحان است. شاید در تمام طول ترم، خواندن حتی یک فصل از کتاب درسی برایمان از نوشیدن تلخ‌ترین دمنوش‌ها هم عذاب‌آورتر باشد اما در آن شب جادویی، نیروی زمان با ما کاری می‌کند که یک کتاب چند صد صفحه‌ای را ظرف چند ساعت یاد بگیریم و آماده پاسخگویی به سوالات درآمده از دل آن باشیم.
البته این حقیقت انکار ناپذیر است که چنین تلاشی نتیجه‌ای بسیار کوتاه مدت دارد و درست بعد از تحویل دادن برگه امتحان – چه بسا در میانه‌های نوشتن! – آن داده‌های فشرده از صفحه ذهنمان پاک می‌شوند. اما این چیزی از قدرت بازه زمانی در استخراج پتانسیل‌های درونی ما کم نمی‌کند. بنابراین، اگر فکر تمام کردن یک کار را در ذهنتان پرورش می‌دهید، حتما یک زمان مشخص برای انجام آن در نظر بگیرید.
» کلید نهایی را در دست بگیرید
در انتهای این گفتار، به نکته‌ای بسیار کوچک اما قدرتمند می‌پردازیم و آن، قدرت واژه‌ها است. معمولا وقتی کارهای روزانه خود را روی کاغذ یا یک سند آنلاین پیاده می‌کنیم به چیزی مثل این می‌رسیم:
- حسابداری
- پروژه الف
- روغن ماشین
- خرید
- و …
این لیست، بی‌روح، تهی و خالی از انگیزه است. در ضمن، هیچ اشتیاقی برای انجامش در ذهن خواننده ایجاد نمی‌کند. اگر خستگی میانه‌ها یا انتهای روز، قدرت تمرکزمان را کاهش دهد، حتی ممکن است کاری که باید با مثلا «پروژه الف» انجام می‌دادیم را از یاد ببریم. در عوض، می‌توانیم با کمک واژه‌ها دستی به سر و گوش این تیترهای مبهم بکشیم و آن را به شکل زیر دربیاوریم:
- بازنگری بخش حقوق و مزایای کارکنان قسمت باربری
- بازدید از سایت فلانی و آشنا شدن با تیم پیمانکاری
- رفتن به تعمیرگاه و عوض کردن روغن ماشین
- خرید شامپو، تخم‌مرغ و کره از فروشگاه فلانی
چیزی که اکنون پیش روی ما قرار دارد، یک لیست قابل انجام، مشخص، بدون ابهام و ساده است که موتور درونی ما را روشن می‌کند. شما هم می‌توانید با واژه‌ها به دیدار واژه‌ها بروید و از این ملاقات، انگیزه‌ای گرم برای انجام کارهایتان به سوغات ببرید.
- شما چه نسخه‌ای می‌پیچید؟
- آیا برای انجام کارهای روزانه خود از روش خاصی استفاده می‌کنید؟ لطفا ماجرای خودتان را برایمان تعریف کنید.
بسم الله الرحمن الرحیم
بسیار عالی
من از قبل با روش GTD آشنایی داشتم و ازش استفاده می کردم، ولی متأسفانه معایبی که در مقاله نوشته شوه بود رو داشت.
با استفاده از این مقاله و ترکیب سایر روش ها امیدوارم بهترین نتیجه ممکن رو بتونم بدست بیارم و پیشرفت کنم
دم شما و استاد عرشیانفر گرم